Hóa đơn điện tử lưu trữ như thế nào? Hướng dẫn chi tiết cho doanh nghiệp

1. Tại sao cần lưu trữ hóa đơn điện tử?

Hóa đơn điện tử là chứng từ quan trọng trong kế toán, thuế và kiểm toán. Theo quy định, doanh nghiệp phải lưu trữ hóa đơn điện tử đúng cách để đảm bảo tính hợp pháp, phục vụ tra cứu, đối chiếu và tránh rủi ro pháp lý. Vì vậy, việc lưu trữ hóa đơn điện tử như thế nào đúng quy định là điều mà nhiều doanh nghiệp quan tâm.

2. Quy định về lưu trữ hóa đơn điện tử

Theo Nghị định 123/2020/NĐ-CP và Thông tư 78/2021/TT-BTC, hóa đơn điện tử phải được lưu trữ tối thiểu 10 năm dưới dạng dữ liệu điện tử, đảm bảo:

• Toàn vẹn nội dung: Không bị thay đổi, mất mát.
• Dễ dàng truy xuất: Có thể tìm kiếm, tra cứu nhanh khi cần.
• An toàn và bảo mật: Tránh rủi ro thất lạc, rò rỉ thông tin.

3. Hóa đơn điện tử lưu trữ như thế nào?

Doanh nghiệp có thể lưu trữ hóa đơn điện tử bằng một hoặc nhiều phương thức sau:

3.1. Lưu trữ trên hệ thống phần mềm kế toán

• Hầu hết các phần mềm kế toán hiện nay đều có tính năng lưu trữ hóa đơn điện tử.
• Doanh nghiệp có thể tra cứu, đối chiếu và xuất hóa đơn dễ dàng khi cần thiết.

3.2. Lưu trữ trên máy chủ nội bộ (On-Premise)

• Doanh nghiệp có thể tự quản lý và bảo vệ dữ liệu hóa đơn bằng hệ thống máy chủ riêng.
• Cần có giải pháp sao lưu định kỳ để tránh mất dữ liệu.

3.3. Lưu trữ trên nền tảng đám mây (Cloud Storage)

• Giải pháp hiện đại giúp lưu trữ an toàn, không lo mất mát dữ liệu.
• Có thể truy cập từ mọi nơi, chỉ cần kết nối internet.
• Một số nền tảng phổ biến: Google Drive, OneDrive, Dropbox hoặc hệ thống riêng của nhà cung cấp hóa đơn điện tử.

3.4. Lưu trữ trên Cổng thông tin của Tổng cục Thuế

• Hóa đơn điện tử có mã của cơ quan thuế sẽ được lưu trữ trên hệ thống của Tổng cục Thuế trong 12 tháng.
• Doanh nghiệp có thể truy cập và tải hóa đơn khi cần.

4. Những lưu ý quan trọng khi lưu trữ hóa đơn điện tử

• Sao lưu định kỳ: Doanh nghiệp nên sao lưu dữ liệu trên nhiều nền tảng để tránh mất hóa đơn do sự cố kỹ thuật.
• Đảm bảo tính bảo mật: Hóa đơn chứa thông tin quan trọng nên cần được bảo vệ bằng hệ thống bảo mật tốt.
• Phân quyền truy cập: Chỉ những người có thẩm quyền mới được xem và xử lý hóa đơn để tránh rủi ro rò rỉ thông tin.
• Kiểm tra tính toàn vẹn của hóa đơn: Khi lưu trữ, doanh nghiệp cần đảm bảo hóa đơn không bị chỉnh sửa, thay đổi.

5. Kết luận

Việc lưu trữ hóa đơn điện tử như thế nào đúng cách không chỉ giúp doanh nghiệp tuân thủ quy định pháp luật mà còn đảm bảo an toàn thông tin, thuận tiện cho công tác kế toán và quản lý thuế. Lựa chọn phương pháp lưu trữ phù hợp sẽ giúp doanh nghiệp hoạt động hiệu quả, giảm thiểu rủi ro và tối ưu quy trình làm việc.

Website: https://onesme.vn/#onesme #vnpt #chuyendoisoXem thêm:https://www.pinterest.com/pin/1111615120525652662 https://500px.com/photo/1110291356/hoa-djon-djien-tu-luu-tru-nhu-the-nao-by-vnpt-onesme https://ok.ru/profile/910021824283/pphotos/961880066843 https://band.us/band/96885557/post/11 https://myspace.com/onesme/mixes/streammix-734969/photo/373594010 https://x.com/VnptO21096/status/1900385955800113298 https://mastodon.social/@onesmevnpt/114158620271690326 https://www.tumblr.com/onesme-vnpt/777966684691644416/h%C3%B3a-%C4%91%C6%A1n-%C4%91i%E1%BB%87n-t%E1%BB%AD-l%C6%B0u-tr%E1%BB%AF-nh%C6%B0-th%E1%BA%BF-n%C3%A0o-h%C6%B0%E1%BB%9Bng-d%E1%BA%ABn-chi https://telegra.ph/hoa-don-dien-tu-luu-tru-nhu-the-nao-03-14 https://tinhte.vn/thread/hoa-don-dien-tu-luu-tru-nhu-the-nao-huong-dan-chi-tiet-cho-doanh-nghiep.3969135/